JURNAL LENTERA – Guna meninggalkan cara konvensional, Pemerintah Daerah (Pemda) Kabupaten Parigi Moutong (Parimo), Sulawesi Tengah, mulai menggunakan aplikasi Sistem Informasi Dinamis Terintegrasi (Srikandi) dalam pengelolaan kearsipan.
“Kabupaten Parimo termasuk salah satu daerah di Indonesia yang pengelolaan kearsipannya masih menggunakan cara konvensional. Makanya kami melaksanakan kegiatan bimbingan teknik (Bimtek) pengelolaan kearsipan menggunakan aplikasi Srikandi,” ujar Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Parimo, Kamiludin Passau, dalam sambutannya saat membuka kegiatan Bimtek sinkronisasi pengelolaan arsip melalui aplikasi Srikandi, Selasa, 7 Desember 2021.
Dia mengatakan, kegiatan ini menyasar operator disetiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
Apalagi, saat ini telah ditetapkan aturan segala bentuk penanganan kearsipan yang harus dilakukan secara sistematis melalui teknologi informasi.
BACA JUGA: RUU ITE Sudah Rampung, Siap Diserahkan ke DPR Pekan Depan
Bahkan, untuk mewujudkan hal itu, pihaknya telah bekerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Parimo, melatih dua orang operator.
“Jadi kegiatan server dan jaringan sebagai admin itu di Diskominfo. Sementara untuk admin OPD, masing-masing ada,” katanya.
Dia juga mengatakan, OPD yang telah menyelesaikan penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud), serta Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah.
Kemudian, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP), serta Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM).
“Saat ini ada 11 OPD juga sedang melakukan penyusunan JRA. Sisanya belum menyusun sama sekali,” beber Kamiludin.
Dia menjelaskan, OPD tidak dapat melakukan pemusnahan arsipnya, jika tidak memiliki JRA. Sehingga menitipkan arsipnya di OPD yang dipimpinnya.
Padahal, seharusnya arsip itu disimpan oleh penciptanya, atau OPD masing-masing.
Akibatnya, hingga kini ada arsip yang sudah dimakan rayap dan belum diolah.
Sebab, terkendala JRA sebagai pedoman pengelolaan arsip musnah atau statis.
“Kami sudah melakukan pendekatan dengan OPD, didukung dari Wakil Bupati (Wabup). Tetapi hanya 15 OPD yang datang, dan sedang kami dampingi untuk penyusunan JRA,” ucapnya.
OPD yang dipimpinya itu, kata dia, telah menyelesaikan pemusnahan arsip sejak 2007. Pada 2021, pihaknya telah memusnahkan sebanyak 5000 arsip milik Disdikbud Parimo.
BACA JUGA: Kasus HAM Papua, KontraS Desak Moeldoko Harus Diperiksa
Selain JRA sebagai kendala, minimnya anggaran juga menyulitkan pihaknya melakukan pemusnahan dan belum adanya Arsiparis atau tenaga-tenaga fungsional untuk melakukan penilaian arsip.
Sehingga, pihaknya membangun kerja sama dengan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Sulawesi Tengah, untuk menangani persoalan tersebut.
Dia berharap, OPD dapat memahami pentingnya arsip sebagai identitas, dan dokumen daerah.
“Dengan begitu, dapat menciptakan kesadaran pengelolaan arsip dengan baik, karena arsip dapat menjerumuskan orang ke persoalan hukum atau sebaliknya,” pungkasnya.
Laporan : Novita Ramadhan
